Trabajar con notas de Outlook

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Outlook Notes está ahí cuando lo necesitas – listo para grabar cualquier pensamiento extraño y aleatorio que pase por tu cabeza mientras haces tu trabajo. Una nota es el único tipo de elemento que puede crear en Outlook que no utiliza un cuadro de diálogo normal con menús y barras de herramientas. Puede utilizar Notes más fácilmente que otros elementos de Outlook, pero las explicaciones sobre el uso de Notes pueden resultar un poco confusas; este artículo sólo puede describir los objetos en los que se supone que debe hacer clic y arrastrar. No aparece ningún nombre en el icono de nota y no existe ningún nombre para la parte de la nota que arrastra cuando desea cambiar el tamaño de la nota (aunque puede ver el aspecto de una nota en la Figura 1).

Figura 1: Su nota comienza como una caja casi en blanco.

Escribir una nota

¿Cómo pudiste vivir sin esas pequeñas notas adhesivas de papel amarillo? ¡Están por todas partes! Es natural que alguien adapte un invento como éste a los ordenadores.

Aquí está la primicia básica sobre cómo tomar notas virtuales mientras haces tu trabajo:

1. Seleccione Ir -> Notas (o presione Ctrl+5).

Aparece la lista de Notas.

No tiene que ir al módulo Notas para crear una nueva nota; puede ir directamente al Paso 2. Es posible que desee ir al módulo Notas primero sólo para que pueda ver su nota aparecer en la lista de notas cuando termine. De lo contrario, su nota parece desaparecer en el aire (aunque no lo haga). Outlook archiva automáticamente su nota en el módulo Notas a menos que haga un esfuerzo especial para enviarla a otra parte.

2. Seleccione Archivo -> Nuevo -> Nota (o presione Ctrl+ N).

Aparece el cuadro de Nota en blanco.

3. Escriba lo que desea decir en su nota y haga clic en el icono Nota en la esquina superior izquierda de la nota.

4. Haga clic en Cerrar (o presione Alt+F4).

Puede crear una nota aún más rápidamente pulsando Ctrl+Mayús+N en cualquier módulo de Outlook. No verás tu nota en la lista junto con todas las demás notas hasta que cambies al módulo Notas, pero puedes hacer que ese pensamiento se introduzca en su propia nota.

Encontrar una nota

A diferencia de las notas adhesivas de papel, las notas de Outlook se quedan donde las pones para que siempre puedas encontrarlas, o al menos tu ordenador puede encontrarlas. De hecho, puede encontrar cualquier elemento que cree en Outlook con sólo utilizar la herramienta Buscar.

He aquí cómo encontrar una nota extraviada:

1. Seleccione Ir -> Notas (o presione Ctrl+5).

Aparecerá su lista de notas.

2. Seleccione Herramientas -> Buscar -> Buscar -> Buscar (o haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas).

Aparece el cuadro Buscar. El cuadro Buscar contiene una barra parpadeante, el punto de inserción, que le muestra dónde irá lo que escriba a continuación.

3. En el cuadro Buscar, escriba la palabra o frase que está buscando.

No se preocupe por la capitalización. Outlook no se preocupa por las mayúsculas; sólo busca la cadena de letras que usted introduce.

4. Pulse Intro.

En la pantalla de Outlook aparece una lista de notas que contienen el texto que ha escrito en el paso 3.

5. Si aparece la nota que estás buscando, haz doble clic en el icono Nota para leer lo que dice la nota.

Leer una nota

Cuando escribes una nota, sin duda planeas leerla alguna vez. Puede leer las notas incluso más fácilmente de lo que puede escribirlas. Para leer una nota, siga estos pasos:

1. Seleccione Ir -> Notas (o presione Ctrl+5).

Aparecerá su lista de notas.

2. Haga doble clic en el título de la nota que desea abrir.

La nota aparece en la pantalla.

3. Puede cerrar la nota cuando haya terminado presionando Esc.

Es curioso cómo las notas se ven igual cuando las lees que cuando las escribes.

Borrar una nota

¿Qué pasa si cambias de opinión sobre lo que escribiste en una nota? Afortunadamente, las notas no tienen que quedarse para siempre. Puedes escribir una nota esta mañana y tirarla esta tarde.

A continuación se explica cómo eliminar una nota:

1. Seleccione Ir -> Notas (o presione Ctrl+5).

Aparecerá su lista de notas.

2. Haga clic en el título de la nota que desea eliminar.

3. Seleccione Editar -> Eliminar (o simplemente presione Eliminar).

También puede hacer clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas de Outlook.

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