Trabajar con identidades de Outlook en Office 2011 para Mac

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Outlook 2011 para Mac tiene una carpeta especial dentro del Buscador de Mac OS X llamada Identidades de Office 2011. Tal y como suena, esta carpeta especial contiene todo sobre sus actividades de Outlook. Dentro de la carpeta Identidades de Office 2011, Outlook almacena una carpeta para cada identidad individual. El nombre de la carpeta es el nombre de la Identidad.

Cada carpeta Identidad almacena su correo electrónico, información de cuenta, eventos de calendario, tareas y notas en una base de datos para cada Identidad.

Para Outlook 2011, la estructura de una carpeta de identidad es completamente nueva. Outlook ahora trata cada elemento dentro de una Identidad como un archivo discreto. Cada correo electrónico, evento de calendario o tarea se almacena como un archivo propio. Esto significa que las copias de seguridad de Time Machine para tu identidad pueden tardar una fracción de segundo en lugar de varios minutos o más, como a veces ocurría en Entourage. La búsqueda de focos ha mejorado mucho como efecto secundario beneficioso.

De forma predeterminada, Outlook crea una identidad para usted llamada Identidad principal, que almacena la información de su primera cuenta de correo electrónico. Es una buena idea saber dónde se encuentra su carpeta Identidad, aunque no sea por otra razón, para que sepa que no debe borrarla o moverla. Usa la aplicación Mac OS X Finder (en tu Dock) para navegar por tu sistema de archivos.

Tenga en cuenta que cuando actualiza o añade una cuenta de correo electrónico, calendario, tarea o nota, la información se almacena dentro de una Identidad.

Estos escenarios ilustran momentos en los que es deseable tener más de una Identidad:

  • Separación de las cuentas de correo electrónico del trabajo y de la vida privada: Es posible que su trabajo requiera que tenga una cuenta IMAP, una cuenta de Gmail y una cuenta de Exchange, pero desea evitar que sus cuentas de correo electrónico, contactos, tareas y notas personales se mezclen con sus actividades empresariales. Utilice una identidad para el trabajo y otra para su vida privada.
  • Mantener los trabajos independientes: Tal vez tenga dos o más trabajos y no quiera entremezclar correo, calendarios, etc. Hacer una identidad para cada trabajo puede ayudarle a evitar que se crucen sus trabajos.
  • Apoyo a la organización: Si usted se encarga del correo electrónico de un club u organización, haga una identidad separada para mantener ese correo segregado.
  • Evento especial: Si gestiona un evento especial, como una conferencia, un webinar o un coloquio, iniciar una nueva cuenta de identidad y correo electrónico para el evento es la forma perfecta de gestionar las cosas.

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